第一條  為確保本社會團體各項工作規(guī)范、高效、優(yōu)質, 依據(jù)法律法規(guī)政策和《佛山市科技金融協(xié)會章程》制定本制度。
　　第二條  秘書長是本社會團體印章、文件管理的負責人，秘書處是印章、文件管理的責任部門，各部（室）依照本管理制度履行職責。
　　第三條  秘書處行文使用兩個文號，即“佛科金協(xié)”和“佛科金函”。 “佛科金協(xié)”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括下行文、對會員單位等的正式文件，“佛科金協(xié)”為同級單位的行文，兩個文號均需加蓋協(xié)會印章。
　　第四條  各類行文實行“誰起草誰校對的原則”。秘書處對文件負責審核，報理事長或秘書長批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。
　　第五條  行文執(zhí)行登記制度，由秘書處專人負責。
　　第六條  各級單位的來文來函或網上下載的各類文件，由秘書處負責接收、登記、呈批和歸檔。
　　第七條  秘書處根據(jù)來文來函的保密等級填寫《佛山市科技金融協(xié)會文件閱辦表》，報秘書長或協(xié)會領導閱批。
　　第八條  每年協(xié)會或秘書處行文或收文應在當年底按時間順序裝訂成冊，標識后歸檔保存。
　　第九條  協(xié)會的印章和財務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
　　第十條  秘書處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專人負責此項工作。
　　第十一條  “佛山市科技金融協(xié)會”公章使用的審批權限由協(xié)會理事會審議核定。
　　第十二條  協(xié)會財務專用章由本社會團體主管會計負責保管，按有關財務管理的規(guī)定使用印章。
　　第十三條  印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本社會團體辦公場所。
　　第十四條  本社會團體授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經社會團體負責人批準后開具，并留底備查。
　　第十五條 本制度經協(xié)會2016年2月26日理事會審議通過生效，由理事會解釋。